di Marco Guiducci

Il periodo delle festività natalizie ci ha lasciato ispirazioni inattese. Riflettendo tra una portata e l’altra, mi è venuto in mente un parallelismo curioso: i progetti che realizziamo ogni giorno possono essere visti come ricette digitali dei progetti. Ogni ricetta ha i suoi ingredienti specifici, i suoi tempi e fasi di preparazione per arrivare al risultato perfetto. Durante il disperato tentativo di digerire il pranzo di Natale, in tempo utile per prepararsi alla cena della sera stessa, sul divano in preda alle allucinazioni da cibo ho pensato: e se i progetti che realizziamo ogni giorno fossero delle ricette, quali sarebbero i nostri ingredienti chiave e gli step da seguire per realizzare il “piatto” migliore?

Dato che però questo è il periodo dell’anno dove in televisione fioriscono maggiormente i cooking show, e riflettendo sul fatto che confinare un intero progetto in un’unica ricetta potesse essere un po’ riduttivo, ho riformulato il concetto: e se gli step di un progetto fossero gli stessi di un programma di cucina?

Prendendo come esempio lo show più famoso (non me ne vogliano gli altri), ho provato ad immaginare le varie fasi di progetto associando a ciascuna di esse una delle prove di cui si compone la classica puntata di Masterchef.
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Le selezioni: call commerciali e offerta

Scusate un momento, aspettate, ho dimenticato la fase cruciale: quella delle selezioni. Ora, so bene che questa fase non fa parte della tipica puntata di Masterchef, ma ormai da anni anche la fase delle selezioni ha assunto un ruolo fondamentale nel format dello show. In pochi minuti gli aspiranti chef devono presentare chi sono, quale sia la loro storia e qual è la loro idea di cucina, per provare a stupire i giudici ed aggiudicarsi il fatidico grembiule bianco.

E, se ci pensiamo bene, anche noi consulenti affrontiamo la fase di selezione ogni volta che ci presentiamo ad un nuovo cliente. In poco tempo dobbiamo presentare la nostra azienda, raccontare la nostra expertise e spiegare come essa possa essere messa a disposizione delle esigenze di chi ci conosce per la prima volta, e spesso anche dare dimostrazione pratica con delle demo di casi reali che dobbiamo presentare ad un pubblico di “giudici” dei quali molto spesso non conosciamo la storia ed il ruolo che hanno nella loro azienda.
In questa fase l’obiettivo è solo uno, evitare di ottenere questa reazione:

Chiaramente queste call conoscitive sono soltanto la prima parte della selezione. Se i giudici sono positivamente impressionati, ci chiederanno di passare allo step successivo: l’offerta commerciale.
In questa fase, la nostra squadra deve mettere in gioco tutte le sue qualità, per produrre un’offerta che allo stesso tempo:

• Sia chiara e comprensibile (ma non troppo tecnica)
• Sia in linea con le esigenze del cliente (che non conosciamo al 100%, senza una analisi)
• Giustifichi la necessità di budget per l’analisi (vedi punto precedente)
• Rispetti il budget del cliente (che non sempre sappiamo, troppo facile altrimenti)
• Sia in linea con le tempistiche attese (come sopra)

A volte questa sfida può sembrare ardua, ma lavorando con passione e con attenzione e cura dei dettagli, come ad esempio aiutando la spiegazione con specifici esempi calati nel contesto e nel settore dei nostri interlocutori, molto spesso riusciamo a fare la differenza e ad accreditarci non solo come fornitori, ma anche come partner e come guida. Ora che abbiamo affrontato le selezioni siamo pronti, dunque, ad entrare nella Masterclass.

Mystery Box: Fase di analisi

Eccoci, siamo all’inizio di una nuova punt… di un nuovo progetto! Una delle prove storiche e più iconiche del format, presente sempre come sfida iniziale ad ogni puntata, è quella della “Mystery Box”: i concorrenti sollevano la scatola e si trovano improvvisamente a che fare con un insieme di ingredienti, spesso magari visti per la prima volta in vita loro, e con un tema da rispettare per eseguire il piatto usando la loro creatività.

Se ci pensiamo, l’inizio di un nuovo progetto è un po’ come una “Mystery”. Si perché, benché la tecnologia che utilizziamo sia ormai per noi consolidata (tradotto: sappiamo cucinare) c’è sempre qualcosa di nuovo e che va affrontato per la prima volta; può trattarsi del contesto aziendale, che ci deve portare a conoscere fino al più piccolo dettaglio tecnico e tecnologico dei prodotti che vengono realizzati dall’azienda per poterli rappresentare al meglio, piuttosto che di un’integrazione mai realizzata prima, o anche semplicemente (si fa per dire) il rispetto delle logiche di business e delle procedure interne all’azienda che consentano la giusta cooperazione tra le varie figure.

Insomma, la fase di kickoff del progetto è sempre un momento delicato nel quale pianificare, in pochi minuti, quella che dovrà essere la roadmap del progetto e le figure che dovranno essere coinvolte nelle varie fasi.

E, a proposito di coinvolgimento, è fondamentale dettare i tempi ed organizzare le agende di tutte le persone coinvolte già dalla fase di analisi, che per noi è cruciale per la riuscita del progetto; può sembrare banale, ma molto spesso corriamo il rischio che le decisioni sullo sviluppo di un certo flusso di lavoro all’interno dello strumento che andiamo a realizzare siano prese, in prima analisi, da referenti di progetto che però poi non saranno gli utilizzatori finali dello strumento stesso, e dunque è cruciale coinvolgere fin da subito i key users per prendere decisioni strategiche.

Tornando al parallelo culinario, possiamo tradurre tutto questo nella corretta selezione degli ingredienti prima di iniziare a cucinare, per evitare di trovarci in delle situazioni per le quali ad esempio diamo priorità ad una preparazione che ci porta via del tempo ma che alla fine non metteremo nel piatto perché ci rendiamo conto che non porterebbe valore al suo interno o peggio ancora che non si sposi con l’armonia del piatto stesso.
Il tempo per quella preparazione però lo abbiamo investito, e nessuno potrà restituircelo, quando avremmo potuto sfruttare quel tempo per curare meglio altri aspetti per i quali siamo andati più in semplicità.

Riassumendo, se hai un’idea chiara del piatto prima di eseguirlo il risultato sarà migliore e richiederà meno sforzo; allo stesso modo, un’analisi scrupolosa prima di procedere allo sviluppo ci permetterà di rispettare i tempi e di ottimizzare le spese, oltre a produrre un risultato di maggior qualità che soddisferà il cliente, anziché qualcosa che gli faccia dire:

Invention Test: sviluppo del progetto

Adesso che abbiamo superato indenni la prima prova, e che la nostra analisi è pronta, siamo pronti ad iniziare il progetto. Così come nell’ “Invention Test” i concorrenti hanno la quasi totale autonomia nella scelta degli ingredienti e delle preparazioni allo stesso modo noi, una volta concordati gli obiettivi attraverso l’analisi, abbiamo la possibilità di sviluppare tutte le varie funzionalità di progetto utilizzando le tecniche che vogliamo e che meglio si adattano a ciascuna situazione, senza la necessità che il cliente debba scendere al livello del dettaglio tecnico. È qui che emerge, di fatto, l’inventiva dello chef. Chiaramente, così come determinati ingredienti richiedono specifiche modalità e tempi di cottura, nel caso di integrazione con sistemi esterni noi dobbiamo rispettare le modalità previste e le funzionalità messe a disposizione dal software stesso, quindi qualche vincolo va sempre rispettato, ma fa parte del gioco.

Insomma, questa fase di progetto solitamente procede abbastanza spedita e senza intoppi… ma non sempre ovviamente.
Così come, in questa tipica prova di Masterchef, per rendere la sfida più frizzante i giudici sorprendono i concorrenti con degli imprevisti, come ad esempio un ingrediente imprevisto in più o in meno a disposizione, uno scambio di postazione, piuttosto che una penalità in termini di tempo, anche i nostri clienti hanno una potentissima arma a disposizione: la CHANGE REQUEST.

Per quanto l’offerta commerciale sia chiara, i business requirements stilati e confermati e l’analisi ben dettagliata, loro arrivano inesorabili. Incontrastabili.

Spesso, sono anticipate da frasi innocenti come “Solo se è una cosa da 5 minuti eh…”, oppure “Solo per capire se è possibile, non me lo devi fare ora…”, e c’è il forte rischio di cadere nella tentazione di assecondarle. In fondo, che male c’è? Stiamo facendo un piccolissimo favore al nostro cliente e sappiamo che questo lo renderà felice.

Ma una volta aperta la strada alle CR, esse poi si autoalimentano; “Ma io avevo capito che…”, dicono alcune, “Io questo lo davo per scontato sinceramente…” ribattono altre.

Il tempo a disposizione per completare il piatto è sempre meno e le richieste rischiano di aumentare in modo incontrollato; fortunatamente, diversamente da masterchef, non siamo soli ad affrontare i giudici ma abbiamo anche noi la nostra arma segreta: il Project Manager.
Questa figura mitologica sarà sempre nostra alleata per mediare con il cliente e permetterci di rispettare le tempistiche e la qualità del piat… del progetto. Adesso, è il momento di presentare il nostro lavoro ai giudici.

Prova in esterna: test e formazione al cliente

La prova in esterna è senza dubbio uno dei momenti più emozionanti dello show: i concorrenti si ritrovano catapultati fuori dalla loro cucina, e vengono divisi in squadre per portare a termine delle sfide molto complesse di fronte a giurie d’eccezione, che molto spesso con la cucina non hanno nemmeno nulla a che fare.

E nelle giornate di trasferta presso il cliente organizzate per sessioni di test e formazione agli utenti c’è proprio tutto quello che si ha in una “Prova in esterna”. C’è sicuramente la composizione della squadra, che è l’aspetto fondamentale; il mix fra figure tecniche e manageriali è la chiave per mostrarci uniti anche di fronte al cliente, e ci permette di essere efficaci nel portare a termine l’obiettivo della giornata.

C’è poi l’emozione della trasferta stessa: la preparazione, il briefing in auto o in treno, le risate durante il viaggio; le riunioni in presenza, soprattutto post era COVID, non solo facilitano la comunicazione con il cliente ma sono anche occasioni di team building.

Così come avviene nello show in TV, anche in queste giornate ci troviamo spesso di fronte un pubblico inedito, tipicamente composto da quei famosi “key users” che dovevamo assicurarci di non aver trascurato in fase d’analisi; in un paio d’ore, o in mezza giornata se siamo fortunati, dobbiamo presentare il nostro lavoro degli ultimi mesi a persone che non solo non lo hanno mai visto ma che forse non ne erano nemmeno a conoscenza, e nel farlo dobbiamo essere convincenti e rassicuranti. Si perché, nell’ambito della trasformazione digitale, il cambiamento spaventa sempre l’utente, e dunque un lavoro mal presentato porta sfiducia nello strumento ed in noi come consulenti.

Mi soffermo su quest’ultimo aspetto proprio perché la comprensione delle necessità degli utenti è davvero un aspetto cruciale per la riuscita del progetto. Per quanto scrupolosa sia stata la nostra analisi, il nostro background (soprattutto per figure tecniche come la mia) ed i bias accumulati nei mesi di sviluppo ci portano a non pensare come pensa abitualmente una persona che per anni era abituata a lavorare in un modo completamente diverso ed adesso si trova catapultata in un contesto nuovo. Queste persone faranno domande ed esporranno le loro perplessità, ed è compito nostro guidarle nell’accogliere positivamente il cambiamento che li porterà a dover rivedere le loro abitudini.

Per quanto possa essere non semplice, l’impegno vale la pena per poi ricevere questo tipo di reazione:

Pressure Test: verso il Go Live (e oltre!)

Quanta strada abbiamo fatto. Siamo partiti dalle selezioni, abbiamo analizzato ogni aspetto del progetto, lo abbiamo sviluppato e presentato agli utenti che ne sono entusiasti; ci avviciniamo finalmente il traguardo, siamo pronti a vedere ripagati i nostri sacrifici.

C’è solo un ultimo step da affrontare: il giorno del Go Live. A dire il vero, nonostante sia tutto funzionante e testato più volte, e per mettere tutto in produzione attendiamo solo il collaudo firmato dal cliente, pare che questa firma non arrivi mai; è in questa situazione che inizia la prova finale: il Pressure Test.

Il Pressure Test è la prova più odiata e temuta da tutti i concorrenti di Masterchef. Consiste sempre in prove che puntano a minare i nervi di chi la affronta, e che hanno sempre delle componenti di difficoltà che possono essere ad esempio tempi ridotti o ingredienti impossibili, il tutto condito dal rischio eliminazione.

Ora, nel nostro caso fortunatamente non rischiamo di venir eliminati, ma il ritardo nella chiusura del progetto porta a domande incalzanti: “Cosa ci manca per chiudere?”, “C’è qualcosa che ci è sfuggito?”, “Abbiamo sollecitato il cliente? E la fatturazione?”.

A volte dietro a questi scenari si nasconde il ritorno incalzante della Change Request; ma, essendo un pressure test, essa si presenta con le parole “Questo però per me è fondamentale, non si può andare live senza…”.
Non importa quanto la stessa richiesta sia stata già analizzata e posticipata ad una fase successiva al go live, la CR non si arrende mai e proverà sempre a farsi valere, e quando si vede nuovamente respinta la vedi reagire in questo modo:

Ma anche di fronte a queste ultime difficoltà non ci arrendiamo, il nostro obiettivo è quello di chiudere il progetto e di aprirci la strada per nuove evolutive e nuovi progetti, e dunque: verso il Go Live, e oltre! Scusate la citazione off topic, non mi ci dilungo perché ci vorrebbe un articolo a parte, magari un giorno lo scrivo.

Conclusioni

Siamo arrivati alla fine di questa avventura. Abbiamo provato a mettere in parallelo il successo di uno qualsiasi dei nostri progetti ad un format che apparentemente non ha nulla a che fare con esso.

Ma per quanto i contesti siano così diversi, questa analogia ci ha permesso di sottolineare un aspetto fondamentale del nostro lavoro: ogni fase del progetto, dalla prima call fino al Go Live, ha bisogno dei suoi tempi e dei suoi ingredienti, e va curata nei minimi dettagli.

Non so se questo articolo abbia stimolato in voi un riflessione o se ha stimolato solo un forte appetito; quel che spero che vi porterete a casa è che, come in una grande cucina, il successo finale deve essere sempre frutto del lavoro di squadra e della sincronia fra gli elementi che la compongono.

Adesso vi saluto e torno al mio lavoro. Oppure mi iscrivo a Masterchef, chissà!