Sharepoint: i vantaggi e le funzionalità di un workplace aziendale in cloud

SharePoint Online o SharePoint On premise? Le differenze tra le due soluzioni

SharePoint Online è la versione cloud: l’infrastruttura è gestita dal provider e la piattaforma riceve aggiornamenti automatici, con un impatto positivo su continuità e sicurezza. SharePoint on-premise (SharePoint Server), invece, richiede server locali e un IT che gestisca patch, manutenzione e upgrade. In cambio, l’on-premise offre in genere maggiore controllo sull’ambiente e alcune personalizzazioni “deep”, ma con più complessità operativa.

Sostanzialmente cambia il modo di gestire:

• Infrastruttura: cloud gestito vs server locali da mantenere

• Aggiornamenti: automatici (Online) vs manuali/pianificati (on-prem)

• Scalabilità: più immediata (Online) vs legata all’hardware (on-prem)

• Costi: minore spesa infrastrutturale (Online) vs investimento e gestione IT (on-prem)

• Personalizzazione: più libertà “server-side” (on-prem) vs approccio più guidato (Online)

• Time-to-value: spesso più rapido in cloud (Online)

Quali sono le funzionalità di SharePoint Online?

SharePoint Online si presta a diventare il cuore del workplace digitale perché combina siti (intranet/portali), gestione documentale e collaborazione. In particolare, le funzionalità che emergono più spesso nei progetti intranet/document management sono: gestione centralizzata di file e permessi, strumenti per strutturare contenuti e comunicazioni interne, ricerca e integrazioni con gli altri strumenti Microsoft 365.

Il punto chiave è che molte attività operative quotidiane (versioning, co-authoring, controllo accessi, organizzazione dei contenuti) diventano native e governabili, senza dover “costruire tutto da zero”:

• Gestione file e documenti (librerie, versioni, co-authoring, condivisione controllata)

• Liste per strutturare dati e attività (anagrafiche, richieste, registri interni)

• Gestione dei contenuti e creazione di siti/pagine (intranet, aree di reparto, portali)

• Supporto mobile (accesso e fruizione anche da smartphone)

• Ricerca full-text per trovare rapidamente documenti e informazioni

• Gestione autorizzazioni (ruoli e permessi granulari)

• Integrazioni con Teams/OneDrive/Power Platform per collaborazione e automazioni

Che vantaggi introduce Sherepoint Online in azienda?

Se l’obiettivo è costruire (o modernizzare) un workplace digitale, SharePoint Online porta soprattutto vantaggi legati a agilità, continuità e riduzione dell’overhead IT: la piattaforma evolve in modo continuo e aiuta a centralizzare conoscenza e documenti, rendendoli più accessibili e governabili:

• Aggiornamenti automatici (funzionalità e sicurezza)

• Meno gestione infrastrutturale rispetto a server on-prem (meno manutenzione “di base”)

• Scalabilità più semplice quando crescono utenti, siti e contenuti

• Accesso da qualsiasi luogo e supporto a lavoro ibrido/remoto

• Integrazione naturale con Microsoft 365 (collaboration e automazioni)

• Time-to-value più rapido per intranet e document management (se governato bene)

Quali aziende dovrebbero adottare SharePoint Online?

SharePoint Online è particolarmente adatto alle aziende che vogliono costruire (o modernizzare) un digital workplace basato su intranet, collaborazione e gestione strutturata dei contenuti, riducendo al minimo la complessità infrastrutturale tipica dell’on-premise. In pratica, funziona molto bene quando serve centralizzare documenti e conoscenza, pubblicare comunicazioni interne e creare siti/aree per team e dipartimenti, con una governance chiara e una buona “findability” delle informazioni.

• aziende con team distribuiti (sedi multiple, forza vendita, lavoro ibrido/remoto) che hanno bisogno di un “punto unico” per documenti e comunicazioni;

• aziende con molta documentazione (procedure, qualità, contratti, manuali, HR) che vogliono versioning, condivisione controllata e reperibilità rapida;

• organizzazioni che vogliono una intranet moderna con home site, hub, siti e pagine per dipartimenti/progetti;

• aziende già orientate a Microsoft 365 che cercano un layer “contenuti e knowledge” perfettamente integrato con gli strumenti di collaborazione;

• realtà che devono migliorare processi interni leggeri (richieste, registri, attività) con liste e flussi standardizzati, senza partire da zero.

SharePoint e l’integrazione con Intranet AI

SharePoint Online è spesso la base tecnologica su cui costruire l’intranet, ma per molte aziende il punto critico non è “avere SharePoint”, bensì trasformarlo in un workplace realmente fruibile: navigazione chiara, comunicazioni interne efficaci, contenuti ordinati e facilmente reperibili. In questo scenario, soluzioni come Intranet.ai si integrano con l’ambiente Microsoft 365 per valorizzare SharePoint come piattaforma intranet, aggiungendo un layer più orientato all’employee experience e alla gestione editoriale dei contenuti, mantenendo SharePoint come repository e struttura portante.

I vantaggi immediati:

• Front-end intranet più guidato: Intranet.ai può aiutare a rendere la home e le sezioni (news, servizi, dipartimenti) più immediate, riducendo la complessità percepita dagli utenti.

• Accesso “nel flusso di lavoro”: integrazione con l’ambiente Microsoft 365/Teams per portare contenuti e comunicazioni dove le persone lavorano ogni giorno.

• Governance e organizzazione dei contenuti: supporto a una migliore architettura informativa (sezioni, categorie, contenuti ricorrenti), evitando che SharePoint diventi un insieme di siti e documenti difficili da navigare.

• Esperienza utente e adozione: l’integrazione serve soprattutto a incrementare l’adozione, perché rende più semplice trovare documenti, procedure e informazioni operative

Workplace digitali con Sharepoint

I workplace digitali basati su SharePoint nascono per centralizzare informazioni, documenti, processi e strumenti collaborativi in un unico ambiente accessibile e sicuro. All’interno di un’organizzazione, SharePoint può diventare il punto di riferimento per connettere persone, reparti e contenuti, superando la dispersione di file, comunicazioni e procedure distribuite su canali diversi. Grazie alla sua integrazione con Microsoft 365, Power Platform e Teams, consente di costruire spazi digitali personalizzati per ogni funzione aziendale, migliorando collaborazione, governance e accesso alle informazioni.

Questa logica diventa particolarmente rilevante per il reparto HR, dove la gestione di documenti, onboarding, competenze, percorsi formativi e dati sulle persone richiede un ambiente strutturato, sicuro e facilmente aggiornabile

Attraverso Skill Graph e Talent Marketplace, la gestione dei dipendenti diventa proattiva con lo skill graph che fornisce le informazioni utili al Talent Marketplace, il quale autonomamente assegna le persone ai vari progetti sulla base delle loro competenze, esperienza e percorso professionale