Cos’è SharePoint Online?
SharePoint Online è la versione cloud di SharePoint inclusa nell’ecosistema Microsoft 365. Permette alle aziende di creare siti di team, portali intranet, raccolte documentali, aree di reparto, knowledge base e ambienti collaborativi accessibili da browser e integrati con gli strumenti Microsoft
In azienda, SharePoint Online può diventare il punto centrale per organizzare documenti, procedure, comunicazioni, contenuti HR, materiali commerciali, policy interne, knowledge base e informazioni condivise tra team
Il suo valore principale non è solo archiviare file nel cloud, ma trasformare la gestione documentale in un sistema collaborativo e governato. I documenti non restano dispersi tra cartelle locali, email, file server o spazi personali, ma vengono organizzati in siti, librerie, permessi, metadati, versioni e workflow
Cos’è SharePoint On Premise?
Con SharePoint On-Premise, spesso chiamato anche semplicemente SharePoint, si intende la versione di SharePoint installata su server e infrastruttura gestiti direttamente dall’azienda o dal partner IT
In questo modello, l’organizzazione mantiene un maggiore controllo sull’ambiente tecnico, sui server, sulle configurazioni e su eventuali personalizzazioni storiche. Allo stesso tempo, però, deve gestire infrastruttura, aggiornamenti, patch, sicurezza, backup, performance e continuità operativa
SharePoint On-Premise può essere ancora utile in aziende con vincoli specifici, ambienti legacy complessi o requisiti particolari di controllo infrastrutturale. Tuttavia, per nuovi progetti di intranet, gestione documentale e collaborazione, SharePoint Online è spesso più adatto perché si integra meglio con Microsoft 365 e riduce il peso della manutenzione tecnica
Quali sono le differenze tra le versione Cloud e quella On premise?
SharePoint Online e SharePoint On-Premise condividono lo stesso obiettivo: aiutare le aziende a gestire documenti, contenuti, collaborazione e conoscenza aziendale. Cambiano però il modello di gestione, i costi, la scalabilità, gli aggiornamenti e il livello di integrazione con l’ecosistema Microsoft 365
| Aspetti | SharePoint Online | SharePoint On Premise |
| Modello | Cloud Microsoft 365 | Installazione su server aziendali |
| Gestione tecnica | Microsoft gestisce infrastruttura e aggiornamenti | L’azienda gestisce server, patch, backup e manutenzione |
| Costi | Subscription Microsoft 365 basata sugli utenti | Licenze, server, hardware, manutenzione e risorse IT |
| Aggiornamenti | Gestiti in modo continuo da Microsoft | Da pianificare, testare e installare internamente |
| Storage | Definito dai limiti Microsoft 365 | Dipende dalla capacità dei server e dell’ambiente SQL |
| Ideale per aziende con | Digital workplace, intranet moderne, gestione documentale cloud | Ambienti legacy, vincoli infrastrutturali o requisiti specifici |
La differenza sostanziale è che SharePoint Online permette all’azienda di concentrarsi su contenuti, collaborazione e governance, mentre SharePoint On-Premise richiede una gestione tecnica più diretta dell’intera infrastruttura
Perchè migrare dal classico SharePoint On premise a SharePoint Online?
Passare da SharePoint On-Premise a SharePoint Online conviene quando l’azienda vuole ridurre la complessità infrastrutturale e costruire un ambiente documentale più moderno, scalabile e integrato con Microsoft 365. Nella versione on-premise, server, aggiornamenti, patch, backup, sicurezza e manutenzione restano responsabilità dell’azienda o del partner IT. Con SharePoint Online, invece, gran parte della gestione tecnica viene spostata nel cloud Microsoft, permettendo all’organizzazione di concentrarsi maggiormente su contenuti, collaborazione, governance e processi.
Il vantaggio non è solo tecnico. SharePoint Online permette di lavorare in modo più naturale con Teams, OneDrive, Power Platform e Microsoft Copilot, creando una base più solida per intranet, digital workplace, knowledge base e gestione documentale. Per aziende con team distribuiti, lavoro ibrido, sedi diverse o documenti dispersi tra cartelle, email e file server, il passaggio al cloud può diventare l’occasione per ripensare l’intera organizzazione delle informazioni.
La migrazione, però, non dovrebbe essere vista come un semplice spostamento di file. È il momento giusto per rivedere siti, librerie documentali, permessi, metadati, workflow, contenuti obsoleti e regole di governance. In questo modo SharePoint Online non replica i limiti del vecchio ambiente, ma diventa una piattaforma più ordinata, accessibile e coerente con il modo in cui l’azienda lavora oggi
Quando conviene adottare la soluzione On Premise?
Restare su SharePoint On-Premise può avere senso quando l’azienda ha vincoli tecnici, normativi o organizzativi che rendono complessa una migrazione immediata verso il cloud. In questi casi, la scelta non deve essere letta come un rifiuto dell’evoluzione, ma come una fase intermedia da governare con attenzione, valutando tempi, rischi e roadmap futura.
Questi alcuni aspetti da valutare e continuare ad utilizzare SahrePoint in forma On Premise:
- l’azienda ha personalizzazioni legacy molto profonde, sviluppate negli anni e difficili da replicare rapidamente su SharePoint Online;
- esistono applicazioni, workflow o integrazioni aziendali strettamente legate all’ambiente server esistente;
- alcuni dati o processi devono rimanere su infrastruttura interna per vincoli normativi, policy aziendali o requisiti specifici di controllo;
- l’organizzazione non ha ancora una strategia cloud Microsoft 365 sufficientemente matura;
- la migrazione richiederebbe un lavoro importante di revisione dei permessi, dei contenuti e delle logiche documentali;
- il budget o le risorse IT non permettono ancora di affrontare un progetto di migrazione strutturato;
- l’ambiente SharePoint esistente supporta processi critici che non possono essere interrotti senza un piano graduale.
Anche in questi scenari, però, è utile definire una roadmap evolutiva. L’azienda può mantenere temporaneamente SharePoint On-Premise per gli ambienti più complessi e iniziare a spostare su SharePoint Online le aree più adatte al cloud, come intranet, siti di team, knowledge base, documenti condivisi e collaborazione quotidiana. Questo approccio ibrido permette di ridurre il rischio e accompagnare gradualmente l’organizzazione verso un digital workplace più moderno
Come aiutiamo le aziende nello sviluppo di Sharepoint?
Sintra supporta le aziende nella progettazione e nello sviluppo di soluzioni basate su SharePoint, sia in ambienti SharePoint Online sia in contesti SharePoint On-Premise. L’obiettivo è aiutare l’organizzazione a trasformare SharePoint in una piattaforma realmente utile per gestione documentale, intranet, knowledge base, collaborazione interna e condivisione della conoscenza aziendale
Nel caso di SharePoint Online, Sintra aiuta a costruire ambienti cloud integrati con Microsoft 365, Teams, OneDrive e Power Platform, progettando siti, librerie documentali, permessi, flussi collaborativi e strutture informative adatte al lavoro quotidiano
Nel caso di SharePoint On-Premise, Sintra può supportare l’analisi dell’ambiente esistente, la razionalizzazione di siti e contenuti, la gestione di logiche documentali già presenti e la valutazione di eventuali percorsi evolutivi verso SharePoint Online.
In entrambi gli scenari, il valore non è solo tecnico: Sintra affianca le aziende nel definire una struttura più ordinata, sicura e governabile per documenti, contenuti, permessi e processi collaborativi, sostenendo il cliente anche dopo il go-live della soluzione
Un esempio della differenza tra Sharepoint Online e On premise nella gestione delle Risorse Umane
Negli ultimi anni, molti progetti SharePoint si sono concentrati sulla gestione dei processi HR, perché le risorse umane hanno bisogno di centralizzare documenti, comunicazioni, policy, procedure, onboarding, formazione e informazioni sui dipendenti in un ambiente facilmente accessibile e governabile. In questo scenario, SharePoint può diventare la base per creare portali HR, intranet dedicate, knowledge base interne e aree documentali riservate, sia in ambienti SharePoint Online sia in contesti SharePoint On-Premise
Un esempio concreto riguarda un ufficio HR che deve gestire documenti di onboarding, policy aziendali, modulistica interna, procedure ferie, materiali formativi, job description e comunicazioni ai dipendenti. Con SharePoint On-Premise, questi contenuti vengono gestiti su infrastruttura aziendale: l’organizzazione mantiene maggiore controllo tecnico sull’ambiente, ma deve occuparsi direttamente di server, aggiornamenti, sicurezza, backup, accessi e manutenzione
Con SharePoint Online, invece, la stessa area HR può essere costruita nel cloud Microsoft 365 e resa accessibile ai dipendenti da qualsiasi sede o dispositivo autorizzato. I documenti possono essere organizzati in librerie, aggiornati con versioning, condivisi con permessi controllati e integrati con Teams, OneDrive e Power Platform. Una richiesta interna, l’approvazione di una policy o un processo di onboarding possono così diventare flussi digitali più semplici da gestire e monitorare
In progetti HR più evoluti, SharePoint può essere collegato anche a logiche di Skill Graph, cioè una rappresentazione strutturata delle competenze presenti in azienda. Questo permette di organizzare informazioni su ruoli, skill, percorsi formativi, profili professionali e necessità di sviluppo interno, rendendo il portale HR non solo un archivio documentale, ma uno strumento utile per valorizzare conoscenza, competenze e crescita delle persone
Per approfondire questi scenari, è possibile valutare soluzioni SharePoint HR pensate per centralizzare documenti, onboarding, formazione, comunicazioni interne e gestione della conoscenza aziendale in un digital workplace più ordinato e integrato
La differenza principale è che SharePoint Online è la versione cloud integrata in Microsoft 365, mentre SharePoint On-Premise è installato e gestito su infrastruttura aziendale. SharePoint Online riduce la complessità tecnica legata a server, aggiornamenti, backup e manutenzione, mentre SharePoint On-Premise offre maggiore controllo sull’ambiente, ma richiede più gestione IT
Conviene scegliere SharePoint Online quando l’azienda vuole creare un digital workplace moderno, accessibile in cloud e integrato con Microsoft 365. È particolarmente utile se i documenti sono dispersi tra file server, email, cartelle condivise e OneDrive personali, oppure se l’organizzazione ha bisogno di migliorare collaborazione, permessi, versioning e accesso alle informazioni.
SharePoint Online è indicato anche per aziende con più sedi, team distribuiti o lavoro ibrido, perché permette di centralizzare documenti, intranet, procedure, policy e knowledge base in un ambiente più ordinato e governabile
SharePoint On-Premise può convenire quando l’azienda ha personalizzazioni storiche difficili da migrare, applicazioni legacy collegate all’ambiente server o vincoli tecnici e normativi che richiedono il mantenimento dell’infrastruttura interna.
Questa scelta può essere corretta anche quando alcuni processi critici dipendono da workflow, integrazioni o configurazioni sviluppate negli anni. In questi casi, però, è utile definire una roadmap evolutiva: mantenere temporaneamente gli ambienti più complessi e valutare il passaggio a SharePoint Online per intranet, siti di team, gestione documentale e collaborazione quotidiana
Migrare da SharePoint On-Premise a SharePoint Online permette di ridurre la complessità infrastrutturale e di rendere la gestione documentale più scalabile, accessibile e integrata con Microsoft 365. La migrazione consente di alleggerire il lavoro IT su server, patch, aggiornamenti e manutenzione, spostando l’attenzione su contenuti, governance, permessi e processi collaborativi.
Il passaggio al cloud non dovrebbe però essere trattato come un semplice trasferimento di file. È l’occasione per rivedere siti, librerie documentali, contenuti obsoleti, permessi, workflow e struttura della intranet, evitando di replicare nel cloud gli stessi problemi dell’ambiente precedente
SharePoint Online, OneDrive e Teams sono strumenti complementari all’interno di Microsoft 365. OneDrive è più adatto ai file personali di lavoro, alle bozze e alle condivisioni individuali. Teams è l’ambiente di collaborazione quotidiana, dove i team conversano, condividono file e lavorano insieme. SharePoint Online è il livello documentale che organizza e governa i contenuti condivisi.
Detto ciò OneDrive è indicato per il lavoro individuale, Teams per la collaborazione operativa e SharePoint Online per documenti ufficiali, intranet, knowledge base, procedure, materiali di reparto e patrimonio informativo aziendale
Con SharePoint Online la gestione delle risorse umane diventa più centralizzata, accessibile e governabile. Documenti di onboarding, policy aziendali, modulistica interna, procedure ferie, materiali formativi, comunicazioni ai dipendenti e knowledge base HR possono essere organizzati in un unico ambiente cloud integrato con Microsoft 365.
In progetti più evoluti, SharePoint Online può essere collegato anche a logiche di Skill Graph, creando una base informativa strutturata su ruoli, competenze, percorsi formativi e fabbisogni di sviluppo interno. Sintra supporta le aziende nella creazione di soluzioni SharePoint HR per centralizzare documenti, onboarding, formazione, comunicazioni interne e gestione della conoscenza aziendale.
