Quando aumentano i canali di vendita, la gestione degli ordini non riguarda più soltanto la registrazione della vendita nel gestionale. Diventa necessario coordinare disponibilità, fulfillment e stato dell’ordine tra eCommerce, magazzini e punti vendita. Integrare un ERP con un sistema Order Management System consente di mettere in comunicazione il sistema gestionale con il livello operativo che orchestra l’ordine lungo i diversi canali
Un ordine può nascere sull’eCommerce, essere evaso da un magazzino centrale, ritirato in negozio oppure spedito direttamente da un punto vendita. In altri casi, lo stesso prodotto può essere acquistato attraverso marketplace, portali B2B o reti commerciali differenti.
In questo scenario, l’ERP continua a svolgere un ruolo centrale nella gestione aziendale, ma può essere utile affiancarlo a un Order Management System, o OMS, progettato per governare in modo più flessibile il ciclo operativo dell’ordine
Qual è la differenza operativa tra ERP e l’OMS?
ERP e OMS partecipano allo stesso processo, ma con responsabilità differenti:
l’ERP rappresenta il sistema gestionale centrale dell’azienda. Al suo interno vengono gestiti dati e processi che possono riguardare contabilità, ordini di vendita, acquisti, magazzino, mentre l’OMS, è specializzato nell’orchestrazione dell’ordine, interviene soprattutto quando bisogna decidere come un ordine debba essere gestito tra diversi canali o punti di fulfillment.
Immaginiamo un brand fashion che venda online e attraverso una rete di negozi:
un cliente acquista una giacca dall’eCommerce, il sistema ERP registra l’ordine all’interno dei processi aziendali; mentre nel caso in cui il prodotto non è più disponibile nel magazzino principale, l’OMS può verificare se la stessa giacca è presente in un altro deposito oppure in uno store, indirizzando l’ordine verso il punto in cui quella gicca è disponibile
L’ERP mantiene quindi la visione gestionale del processo, mentre l’OMS coordina l’esecuzione dell’ordine.
Come cambia la gestione dello stock?
Uno degli aspetti più delicati in un modello omnicanale riguarda la disponibilità dei prodotti, infatti, quando eCommerce, negozi e magazzini lavorano come sistemi separati, può diventare difficile stabilire quale quantità sia realmente disponibile alla vendita.
L’integrazione tra ERP e OMS consente di costruire una visione più coerente dello stock, con l’ERP che mantiene il dato gestionale relativo alle giacenze, mentre l’OMS utilizza queste informazioni per decidere come distribuire la disponibilità tra i diversi canali
Come cambia la gestione del Click&Collect con l’integrazione tra ERP e OMS?
Il Click & Collect è uno degli esempi più chiari di come l’integrazione tra ERP e OMS possa tradursi in un’esperienza omnicanale. Il cliente acquista online e sceglie di ritirare il prodotto in negozio, ma dietro a un processo apparentemente semplice è necessario che diversi sistemi condividano le stesse informazioni in modo coordinato, l’OMS, in questo caso può verificare la disponibilità del prodotto nel punto vendita selezionato, riservare la quantità necessaria e inviare allo store le informazioni utili per preparare il ritiro; l’ERP, parallelamente, mantiene allineato il processo gestionale e registra gli effetti dell’operazione sui dati aziendali. In questo modo il cliente percepisce un unico percorso di acquisto, anche se l’ordine nasce online e si conclude in un punto vendita fisico
Il valore dell’integrazione emerge non tanto nel collegamento tecnico tra due piattaforme, quanto nella capacità di evitare disallineamenti tra disponibilità, ordine e stato del ritiro
Come viene gestito lo Ship from Store?
Con lo Ship from Store, il negozio assume un ruolo diverso rispetto al modello retail tradizionale e può diventare un vero e proprio nodo della rete distributiva, infatti, se un prodotto acquistato online non è disponibile nel magazzino centrale ma si trova in uno store, l’OMS indirizza l’ordine verso quel punto vendita, che si occupa della preparazione e della spedizione
Immaginiamo, ad esempio, un cliente che ordina online una sneaker disponibile soltanto in un negozio di Roma. In assenza di una logica integrata, l’ordine potrebbe essere sospeso, trasferito manualmente oppure addirittura annullato. Con un OMS collegato all’ERP, invece, il sistema può individuare automaticamente la disponibilità nello store e assegnare l’ordine al punto vendita più adatto
Questo approccio consente di utilizzare in modo più efficiente lo stock distribuito sul territorio e riduce il rischio che i prodotti ancora presenti nei negozi risultino indisponibili online. Allo stesso tempo, l’ERP continua a mantenere il controllo sul dato gestionale e sulle movimentazioni collegate all’ordine
Come viene gestito il Return in Store con OMS ed ERP integrati?
Nel Return in Store, ERP e OMS lavorano su due livelli diversi ma complementari. L’OMS governa il flusso operativo del reso, mentre l’ERP recepisce l’operazione dal punto di vista gestionale e mantiene coerenti i dati aziendali.
Immaginiamo un cliente che acquista online un paio di scarpe e decida poi di restituirle in negozio, quando si presenta allo store, il primo compito è riconoscere correttamente l’ordine originato dall’eCommerce, ed è qui interviene l’OMS, che può recuperare le informazioni sull’ordine, verificare che il reso sia ammesso e collegare quella restituzione alla transazione originaria.
Una volta accettato il reso, l’OMS coordina il flusso operativo: il prodotto viene registrato come restituito, può essere indirizzato nuovamente allo stock del negozio oppure verso un altro nodo logistico, a seconda delle regole definite dall’azienda. Se il prodotto è integro e rivendibile, per esempio, può tornare disponibile nello store; in altri casi può essere inviato a un magazzino centrale o gestito con un processo differente.
L’ERP entra in gioco per mantenere allineata, invece, la parte gestionale, ricevendo le informazioni necessarie affinché il reso produca correttamente i suoi effetti su ordine, inventory e processi amministrativi. In pocheparole, l’OMS gestisce come il reso viene eseguito, mentre l’ERP registra che cosa è successo a livello aziendale
Quando l’ERP può gestire ordini senza l’ausilio dell’OMS?
L’ERP può bastare quando la rete distributiva e di vendita del brand non è particolarmente articolata e complessa, quindi, quando l’azienda opera con pochi canali, utilizza un numero limitato di magazzini e gestisce un processo di fulfillment relativamente lineare
ERP Oracle NetSuite
Oracle NetSuite dispone già di funzionalità native, con il modulo Advanced Order Management, per la gestione degli ordini e del fulfillment, che possono essere sufficienti quando il modello distributivo dell’azienda non richiede logiche di orchestrazione particolarmente complesse.
Il processo può partire dal sales order e proseguire direttamente all’interno di NetSuite attraverso le fasi di picking, packing e shipping
L’ERP mantiene così nello stesso ambiente l’ordine, la disponibilità di magazzino e l’avanzamento del fulfillment, permettendo inoltre di gestire gli ordini provenienti da location differenti e di utilizzare specifiche richieste di fulfillment per coinvolgere anche i punti vendita nel processo
Ship from Store: attraverso la funzione Fulfillment Request, un ordine può essere assegnato a uno store invece che a un magazzino tradizionale, il personale del punto vendita riceve la richiesta, può accettarla o rifiutarla e se la prende in carico, procede con picking, packing e spedizione, NetSuite aggiornerà quindi lo stato del fulfillment all’interno dello stesso processo gestionale
Anche il Click & Collect può essere gestito nativamente attraverso la funzione Store Pickup: l’ordine viene associato al punto vendita scelto dal cliente e NetSuite crea una Fulfillment Request dedicata, lo store poi prenderà in carico la richiesta, prepara il prodotto e quando il cliente arriva, registra il ritiro. NetSuite prevede anche un apposito Store Pickup Fulfillment record per tracciare questa fase
Integrare ERP e sistemi OMS è utile anche per aziende B2B ?
Nel B2B, l’integrazione tra ERP e Order Management System può diventare strategica quando l’azienda riceve ordini da più canali e deve gestire logiche commerciali differenti a seconda del cliente. Un ordine può arrivare da un portale B2B, da un agente, da un distributore o da un cliente diretto. A differenza del B2C, però, non tutti gli ordini hanno necessariamente la stessa priorità, le stesse condizioni o la stessa modalità di fulfillment.
L’ERP, in questo caso, mantiene il controllo sul dato gestionale, sulle anagrafiche cliente, sui listini, sulle condizioni commerciali e sui processi amministrativi. L’OMS, invece, può intervenire per orchestrare il percorso dell’ordine e stabilire da quale magazzino evaderlo, come suddividerlo e quale priorità assegnargli
Esempio azienda manifatturiera
Pensiamo a un’azienda manifatturiera che vende componenti industriali attraverso tre canali: una rete agenti, un portale B2B e alcuni distributori
Un cliente effettua un ordine urgente attraverso il portale, man ello stesso momento, un distributore inserisce un ordine più grande ma con consegna programmata; l’ERP conosce entrambi i clienti, le condizioni commerciali e la disponibilità complessiva, mentre l’OMS applicherà le regole definite dall’azienda e dare priorità all’ordine urgente, assegnandolo al magazzino che può evaderlo più rapidamente
Il vantaggio non è soltanto logistico, infatti, l’azienda evita di gestire manualmente le eccezioni e mantiene coerenti le decisioni operative con le regole commerciali
Oracle NetSuite Solution Provider Partner
Sviluppo ERP Oracle NetSuite
Lo sviluppo di un progetto Oracle NetSuite parte dalla configurazione dell’ERP sui processi reali dell’azienda e può estendersi attraverso personalizzazioni, workflow e integrazioni con applicazioni esterne. L’obiettivo non è adattare l’organizzazione al software, ma costruire un ambiente gestionale coerente con i flussi operativi, commerciali e amministrativi, mantenendo al tempo stesso un’architettura scalabile.
Sintra, nasce come System Integrator, la nostra azione non si ferma allo sviluppo e set up della piattaforma, ma crea architetture integrate che creino ecosistemi digitali che dialogano tra loro. NetSuite, in questo caso può essere integrato con eCommerce, CRM, sistemi di tesoreria, MES, PLM e OMS, creando un ecosistema in cui i dati vengono condivisi tra piattaforme diverse senza duplicazioni e passaggi manuali
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L’integrazione diventa particolarmente utile quando aumentano i canali di vendita, i magazzini o le regole che determinano come deve essere evaso un ordine. Un’azienda che vende attraverso eCommerce, punti vendita, portali B2B o marketplace può avere bisogno di coordinare disponibilità e fulfillment tra sistemi differenti, l’OMS introduce, infatti, un livello dedicato all’orchestrazione, mentre l’ERP continua a gestire il dato e i processi centrali dell’azienda
Sì. In scenari relativamente semplici, un ERP evoluto può gestire direttamente il ciclo dell’ordine senza richiedere un OMS esterno. La necessità di affiancare un Order Management System emerge soprattutto quando aumentano le eccezioni: ordini da più canali, stock distribuito, diversi punti di fulfillment o regole specifiche per stabilire da dove effettuare la consegna. La scelta dipende quindi dalla complessità del modello operativo, non dalla semplice presenza di un eCommerce
Oracle NetSuite dispone già di funzionalità dedicate alla gestione degli ordini e del fulfillment. Attraverso strumenti come Advanced Order Management e le Fulfillment Request può supportare processi in cui ordini e disponibilità vengono gestiti tra diverse location. In determinati scenari può quindi essere sufficiente senza introdurre un OMS separato
Lo scambio dipende dall’architettura aziendale, ma generalmente riguarda informazioni necessarie a mantenere coerente l’intero ciclo dell’ordine. L’OMS può ricevere dati relativi agli ordini e alle disponibilità, utilizzare queste informazioni per determinare il percorso di fulfillment e restituire all’ERP gli aggiornamenti sullo stato dell’operazione. In questo modo i sistemi non lavorano come ambienti isolati e l’azienda può ridurre attività manuali e disallineamenti informativi
Nel B2B la complessità può derivare dalla presenza di portali dedicati ai clienti, reti agenti, distributori e più magazzini. Un ordine urgente effettuato da un cliente strategico, per esempio, può richiedere una gestione diversa rispetto a un ordine programmato di un distributore. L’ERP mantiene informazioni commerciali e gestionali, mentre l’OMS può applicare le regole definite dall’azienda per stabilire come e da quale location evadere l’ordine. Questa logica è particolarmente rilevante nel manifatturiero, nella distribuzione industriale, nell’automotive e nel wholesale
In questi processi l’OMS coordina il percorso operativo dell’ordine tra canale digitale e rete fisica. Nel Click & Collect può indirizzare l’ordine verso il punto vendita scelto per il ritiro; nello Ship from Store può coinvolgere uno store nella spedizione; nel Return in Store può collegare il reso effettuato in negozio all’ordine originato online. L’ERP mantiene invece la coerenza gestionale dell’operazione, aggiornando le informazioni necessarie su ordine, inventory e processi aziendali
L’integrazione è particolarmente indicata per aziende caratterizzate da una rete distributiva articolata. Nel retail e nel fashion può servire a coordinare eCommerce, negozi e magazzini; nel manifatturiero B2B può aiutare a gestire ordini provenienti da portali, agenti e distributori; nella distribuzione industriale può supportare la scelta del magazzino più adatto al fulfillment. Più che il settore in sé, il fattore determinante è la presenza di più canali, più location e regole di evasione differenti
