Case Study

Digital PMI
implementazione del CRM Zoho

Dall’utilizzo di fogli Excel separati a un ecosistema CRM integrato per gestire clienti, contratti e rinnovi

Il progetto è stato consolidare sei archivi operativi in un unico CRM, integrando la gestione dei servizi in abbonamento con preventivi, contratti digitali, firme elettroniche e monitoraggio degli incassi

Parliamone
SettoreAmbito di LavoroTecnologia
Servizi digitali per le PMICRM Zoho CRM, Zoho Writer, Zoho Sign, Zoho One
Sviluppo CRM ZOho

Focus sul Brand

Digital PMI

Digital PMI S.r.l. opera nel settore dei servizi digitali, affiancando piccole e medie imprese e professionisti nella gestione della propria presenza online. L’azienda propone soluzioni che comprendono la realizzazione di siti web attraverso One Minute Site, la registrazione e gestione di domini, servizi di hosting, caselle email e PEC, attività di manutenzione, ottimizzazione SEO e progetti digitali personalizzati. Il modello di business è caratterizzato da un portafoglio di servizi ricorrenti, spesso prepagati, che richiedono il controllo costante delle scadenze, dei rinnovi e dei rapporti con i fornitori tecnologici. La presenza di numerosi abbonamenti e servizi differenti rende particolarmente importante disporre di strumenti capaci di collegare le informazioni commerciali e amministrative, mantenendo una visione aggiornata di ogni cliente

Il Flusso di Lavoro

Implementazione di Zoho CRM e integrazione delle applicazioni Zoho One

E’ stata sviluppata una soluzione basata su Zoho CRM come piattaforma centrale, collegando le attività di vendita, la gestione dei servizi e i processi amministrativi attraverso moduli personalizzati, automazioni e applicazioni dell’ecosistema Zoho One

  • Centralizzazione dei clienti e gestione degli abbonamenti

    Sintra ha configurato il CRM Zoho con moduli personalizzati per centralizzare anagrafiche, domini web, servizi attivi e scadenze. Gli operatori possono ora ricostruire la situazione di ogni cliente partendo anche dal dominio associato. Dashboard e controlli automatici giornalieri permettono di monitorare, invece, rinnovi, pagamenti e servizi da verificare, sostituendo la consultazione manuale di diversi archivi con un unico ambiente operativo

  • Automazione di incassi, rinnovi e processi amministrativi

    Attraverso moduli dedicati di Zoho CRM, Sintra ha progettato un sistema che collega incassi, servizi attivi, scadenze e piani di fatturazione. La registrazione di un pagamento aggiorna automaticamente le informazioni correlate, gestendo anche versamenti parziali o anticipati. Le automazioni riducono, invece, le operazioni ripetitive e segnalano eventuali anomalie, mantenendo agli operatori il controllo sulle decisioni amministrative e sull’emissione delle fatture

  • Zoho Writer: generazione automatica di offerte e contratti

    L’integrazione tra Zoho CRM e Zoho Writer, consente di generare contratti utilizzando direttamente le informazioni delle offerte commerciali. Sintra ha configurato la gestione di sezioni principali e opzionali, il calcolo dei subtotali e una struttura WBS per stimare costi e monitorare margini. La soluzione elimina la ricopiatura manuale dei dati, conserva le versioni delle offerte e mantiene allineate le condizioni economiche e contrattuali

  • Zoho Sign: firma elettronica e gestione delle opzioni contrattuali

    Con Zoho Sign, altra applicazione dell’ecosistema Zoho One, integrato con CRM e Writer, Sintra ha digitalizzato il processo di sottoscrizione dei contratti. I clienti possono firmare elettronicamente e scegliere quali servizi opzionali accettare o rifiutare. Le preferenze vengono registrate automaticamente nel CRM, aggiornando il valore della trattativa. Il sistema conserva inoltre uno storico delle accettazioni, delle clausole e dei consensi, garantendo maggiore tracciabilità del processo contrattuale

  • Dashboard e monitoraggio della pipeline commerciale

    Sono state poi sviluppate delle dashboard personalizzate all’interno del CRM, per monitorare attività operative, rinnovi e opportunità commerciali. Il sistema genera automaticamente rilevazioni settimanali della pipeline, precedentemente elaborate attraverso fogli di calcolo. Le informazioni storiche vengono conservate per confrontare l’andamento delle trattative nel tempo, mentre le liste operative aiutano il team a individuare le priorità quotidiane e a ridurre le attività di reportistica manuale

  • Zoho One: oltre 50 applicazioni per il CRM Zoho

I Risultati

CRM Zoho: processi centralizzati, meno attività manuali e maggiore controllo

Un sistema centralizzato, nel quale le informazioni vengono inserite una sola volta e riutilizzate nelle diverse fasi del rapporto con il cliente

  • Centralizzazione dati

    I sei archivi precedentemente utilizzati sono stati ricondotti a un unico ambiente nel CRM Zoho

  • Riduzione delle attività

    Le automazioni per scadenze, pagamenti e reportistica riducono la necessità di aggiornare più documenti e ripetere le stesse operazioni

  • Digitalizzazione del processo contrattuale

    L’integrazione con Zoho Writer e Zoho Sign collega preventivazione, generazione del contratto, firma elettronica e registrazione delle opzioni accettate, riducendo i passaggi tra strumenti separati

  • Maggiore controllo aziendale

    Dashboard, notifiche e controlli automatici aiutano gli operatori a identificare le attività prioritarie, mantenendo la supervisione umana sulle decisioni commerciali e amministrative

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