Case Study
Aboca:
sviluppo portale fascicoli tecnici
Gestire documentazione tecnica, iter approvativi e compliance in un unico ambiente
Aboca, azienda leader nel comparto farmaceutico e delle erbe officinali, necessitava di migliorare la governance documentale dei fascicoli tecnici, attraverso l’automazione dei workflow e il rispetto della compliance aziendale
| Settore | Ambito di Lavoro |
|---|---|
| Farmaceutico, Settore Salute | Governance documentale, Digital Workplace |
Focus sul Brand
Aboca
Aboca è un’azienda leader nel settore della salute e del benessere, nota per la sua ricerca basata su prodotti naturali. Operando in un settore fortemente regolamentato, quello della salute, nel quale il rispetto di requisiti normativi, procedurali e documentali è un elemento centrale. In questo contesto, garantire la compliance e mantenere una governance documentale strutturata, aggiornata e affidabile dei fascicoli tecnici diventa fondamentale per assicurare correttezza, tracciabilità e controllo lungo l’intero processo
Il Flusso di Lavoro
Dalla gestione documentale a un processo strutturato e tracciabile
Un portale centralizzato per governare fascicoli tecnici, attività degli uffici e iter di approvazione all’interno di un unico ambiente
Repository centralizzato dei fascicoli tecnici
Coinvolge all’interno di un unico portale digitale, i diversi uffici competenti attraverso workflow, task e notifiche automatiche. Ogni attività può essere assegnata e gestita all’interno del processo, riducendo la necessità di coordinare approvazioni e modifiche attraverso scambi manuali e strumenti separati
Workflow di modifica, validazione e approvazione
Le diverse sezioni del fascicolo seguono un processo strutturato di modifica, validazione e approvazione, che consente una vista centralizzata delle attività, per monitorare l’avanzamento del processo e verificare quali sezioni siano state completate e quali richiedano ancora un intervento
Compliance e tracciabilità documentale
Il portale permette di mantenere sotto controllo l’intero ciclo di approvazione e firma, migliorando la tracciabilità delle attività e della documentazione
I Risultati
Miglior controllo, collaborazione e affidabilità nella gestione dei fascicoli tecnici
La digitalizzazione del processo ha permesso di trasformare la gestione dei fascicoli tecnici in un flusso centralizzato e strutturato, riducendo gli scambi manuali e aumentando la tracciabilità delle attività e, di conseguenza, il rispetto della compliance
Governance documentale centralizzata
Accesso e gestione semplificata dell’intero ciclo documentale, grazie ad un portale unico ed intelligente
Maggiore collaborazione tra gli uffici
Workflow, task e notifiche automatizzati permettono di organizzare il contributo delle diverse funzioni aziendali
Compliance e tracciabilità del processo
Approvazioni e firma vengono inserite all’interno di un processo strutturato, consentendo un maggiore controllo sull’iter dei fascicoli
Meno attività manuali e maggiore affidabilità
La digitalizzazione del processo riduce la necessità di scambi manuali di documentazione e informazioni, contribuendo a rendere la gestione dei fascicoli più coordinata
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