SharePoint, è un ambiente centrale in cui informazioni, persone e processi si incontrano, adattandosi a esigenze molto diverse a seconda dell’organizzazione. È proprio questa flessibilità a renderlo uno degli strumenti più versatili dell’ecosistema Microsoft 365.
Molte aziende, però, continuano ad associare SharePoint principalmente alla gestione documentale, la quale è certamente una delle sue funzioni più importanti, ma rappresenta solo una parte delle possibilità offerte dalla piattaforma
Cosa può realizzare un’azienda con SharePoint?
SharePoint può essere progettato in modi molto diversi a seconda delle esigenze dell’organizzazione. Può diventare uno spazio dedicato alla comunicazione interna, un portale operativo per dipendenti e partner, una base per workflow e applicazioni oppure un punto di accesso a dati e conoscenza aziendale. La sua forza sta proprio nella possibilità di adattarsi a scenari differenti, mantenendo però un ecosistema coerente con Microsoft 365
Di seguito elencheremo le diverse tipologie di piattaforme che abbiamo sviluppato con SharePoint
Un’ intranet aziendale come punto di accesso alle informazioni
SharePoint può diventare la base di una intranet aziendale, cioè uno spazio centrale in cui dipendenti e collaboratori trovano contenuti, comunicazioni e risorse utili al lavoro quotidiano. Non si tratta quindi di un semplice archivio, ma di un ambiente che può raccogliere news interne, eventi, policy, modulistica, collegamenti rapidi e contenuti organizzati per funzione o reparto.
Il vantaggio principale è ridurre la dispersione delle informazioni tra email, cartelle condivise e strumenti diversi, offrendo alle persone un unico punto di accesso
Portale per clienti, partner e rete distributive
Lo abbiamo utilizzato per creare un’ extranet dedicate a soggetti esterni all’organizzazione, come farmacie, rappresentanti o distributori, ovviamente è possibile crearla per ogni tipologia di Stakeholder, anche per i propri clienti o fornitori.
Attraverso accessi controllati, ogni utente può consultare documenti, materiali commerciali e contenuti aggiornati senza dover ricorrere continuamente allo scambio di file via email,
un esempio può essere una rete distributiva che accede a un portale riservato per scaricare cataloghi, listini e materiali marketing sempre aggiornati. In questo modo l’azienda mantiene un unico punto di pubblicazione e riduce il rischio che circolino versioni obsolete dei documenti
Workplace HR: dalla gestione del Pre-onboarding all’Onboarding
Con SharePoint abbiamo creato portali HR capaci di accompagnare il dipendente già nella fase di pre-onboarding, prima ancora dell’ingresso ufficiale in azienda. In alcuni contesti può essere utile creare una piccola extranet dedicata ai futuri dipendenti, accessibile in modo controllato anche dall’esterno, dove mettere a disposizione materiali introduttivi e documentazione aziendale; questo approccio è particolarmente importante quando il nuovo assunto non dispone ancora dell’accesso alla rete interna o deve lavorare attraverso VPN e strumenti aziendali che verranno attivati solo in un secondo momento.
Una volta completata l’assunzione, il percorso può proseguire all’interno del portale HR vero e proprio, con la gestione del suo ingresso attraverso l’assegnazione del ”Buddy” e la gestione dei dispositivi forniti al dipendente (pc, telefoni, ecc..)
In questo modo SharePoint diventa un ambiente che supporta l’intero percorso di ingresso in azienda, dal primo contatto operativo fino alla piena integrazione nei processi interni
Applicazione ad uso interno
SharePoint può essere utilizzato anche come base per applicazioni interne costruite attraverso l’ecosistema Power Platform. Liste e dati SharePoint alimenteranno, infatti, interfacce sviluppate con Power Apps, rendendo possibile creare strumenti operativi senza dover necessariamente sviluppare da zero un’applicazione tradizionale.
Un esempio può essere la gestione delle segnalazioni interne. Al posto di un file Excel condiviso, l’utente può utilizzare un’applicazione attraverso cui inserire una richiesta, allegare documentazione e verificarne lo stato, i dati vengono poi salvati in SharePoint e possono attivare automaticamente processi tramite Power Automate.
Portali qualità e compliance
Nei contesti in cui procedure, fascicoli tecnici e documenti devono seguire iter di revisione e approvazione, SharePoint può diventare la base di un portale strutturato per governare l’intero processo documentale.
In questo caso diventa un portale Fascicoli Tecnici dedicato alla gestione della documentazione tecnica e dei relativi iter approvativi: il portale centralizza fascicoli approvati, aperti e in revisione, coinvolgendo in modo strutturato gli uffici competenti attraverso workflow, task e notifiche automatiche. Le diverse sezioni del fascicolo possono seguire percorsi di modifica, validazione e approvazione, mentre una vista centralizzata consente di monitorare l’avanzamento delle attività.
Il sistema supporta inoltre la gestione dei certificati necessari alla firma e la generazione del documento finale completo di allegati e documenti di conformità. In questo modo SharePoint non viene utilizzato come semplice repository, ma come piattaforma per governance documentale, collaborazione tra uffici, compliance e tracciabilità del processo.
Workflow, processi approvativi e versioning
SharePoint può essere utilizzato anche per digitalizzare processi operativi che coinvolgono documenti, richieste e attività tra più persone o reparti. Integrato con Power Automate, può gestire approvazioni, assegnazioni, notifiche, cambi di stato e solleciti, mantenendo una traccia chiara di ciò che è accaduto lungo tutto il flusso.
In questi scenari, il versioning aggiunge un ulteriore livello di controllo, infatti, ogni modifica a un documento può generare una nuova versione, permettendo di ricostruire lo storico, confrontare gli aggiornamenti e recuperare una versione precedente quando necessario. Questo, nei processi in cui un documento passa attraverso più revisioni prima dell’approvazione finale, è particolarmente utile in aziende caratterizzate da policy molto stringenti
Ad esempio, per una procedura tecnica, può esser costituita un aprima versione, successivamente modificata da un ufficio, revisionata da un secondo team e infine approvata. SharePoint mantiene lo storico delle versioni, mentre il workflow governa il passaggio da uno stato all’altro. In questo modo l’azienda può sapere chi ha modificato cosa, quando e con quale esito, riducendo il rischio di lavorare su file obsoleti o non approvati.
Prenota una demo
Compila il form per una discovery call in cui parlarci dei tuoi bisogni e dei tuoi obiettivi
Assolutamente si, SharePoint è una delle piattaforme più utilizzate per costruire intranet aziendali integrate con Microsoft 365. Può diventare il punto di accesso centrale a comunicazioni, procedure, servizi interni e contenuti organizzativi, evitando che le informazioni rimangano disperse tra email, cartelle condivise e applicazioni differenti. Il vantaggio principale è poter organizzare l’esperienza in base alla struttura dell’azienda, creando aree dedicate a funzioni, sedi o gruppi di utenti
I workflow permettono di trasformare attività manuali in processi strutturati, attraverso l’integrazione con Power Automate, infatti, SharePoint può avviare automaticamente approvazioni, assegnare attività, inviare notifiche e aggiornare lo stato di una richiesta. Un documento tecnico, ad esempio, può passare da una fase di modifica a una di validazione e poi di approvazione, senza dover gestire ogni passaggio attraverso email e file separati
SharePoint supporta sia la fase precedente all’ingresso sia il percorso successivo del dipendente. Nel pre-onboarding può essere predisposta una piccola extranet con accesso controllato, utile quando il futuro dipendente non possiede ancora le credenziali aziendali o l’accesso alla VPN. Una volta entrato in azienda, il percorso può prosegue all’interno di un portale HR con procedure, materiali formativi, servizi e contenuti dedicati
SharePoint può essere configurato per creare ambienti riservati a soggetti esterni, come clienti, distributori, fornitori o partner. L’extranet permette di mettere a disposizione documentazione e contenuti aggiornati attraverso accessi controllati, evitando di affidarsi continuamente allo scambio di allegati via email. Questo approccio è particolarmente utile quando l’azienda deve distribuire informazioni a una rete esterna mantenendo il controllo su versioni e autorizzazioni
SharePoint gestisce la compliance attraverso permessi, versioning, workflow approvativi e regole di governance dei contenuti. Integrato con Microsoft Purview, consente inoltre di applicare policy di conservazione, classificazione e protezione delle informazioni. In questo modo l’azienda può controllare accessi, modifiche e approvazioni, mantenendo una maggiore tracciabilità sui documenti e sul loro ciclo di vita
Il versioning consente di mantenere uno storico delle modifiche effettuate su un documento o su un contenuto. Ogni aggiornamento può generare una nuova versione, permettendo di verificare chi ha apportato una modifica, quando è stata effettuata e, se necessario, recuperare una versione precedente. Questa funzione è particolarmente utile nei processi di qualità, compliance e approvazione documentale, dove è importante distinguere chiaramente tra documenti in revisione e versioni ufficialmente approvate
